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Excel服务器模板的概念|office


在前面的章节中,我们已经多次提到“模板”这个词。用Excel服务器构建的信息系统,由一个个的模板组成。构建信息系统的过程,就是制作“模板”的过程。在学习下面的具体操作之前,我们先来了解一下模板的概念。

简单地说,模板就是一个空白的表样。依照模板填充了具体的数据之后的表格,称为“表单”。例如,下面的图3-2是一个“订单”模板。图3-3是依照订单模板填报的若干表单。

“模板”并不是一个抽象的名词,在一个管理有序的组织中,作为信息载体的各种单据、表格绝大多数都有规定的格式、规定的填写、传递、归档的规定,这些都是现实中的“模板”。模板本身就是管理要求的体现,所以“设计”模板的通常是组织中承担管理职能的个人或岗位,是规则的制定者;“使用”模板,也就是具体填写表单的,是各个业务岗位,是规则的执行者。

例如,在一个企业集团中,订单的格式及填写规定是由企管办统一制定(设计),而各分、子公司的销售部门照章执行。那么订单模板的设计者就是企管办,而各分、子公司的销售部门是使用者。

在Excel服务器中,设计模板的是拥有“Report Designers”这个系统预定义角色的用户,其他的用户都是使用者。

作为现实中管理要求的具体体现,“模板”所包含的内容不仅仅是表样,同时还包括相关的填表规定,如:

哪些地方应该填数据、填什么类型的数据、哪些栏目是必填项,等等。在Excel服务器中,这类规定称为“数据项定义”。

哪些栏目必须如何填写。比如,订单上的产品要规范,要保持和公司产品目录中登记的名称一致,不能填简称;等等。在Excel服务器中,这类规定称为“数据规范”。

要经过哪些流转环节,每个环节由何人处理;审批通过了怎么做,没通过又怎么做;等等。在Excel服务器中,这类规定称为“工作流”。

根据在一个信息系统中所起作用的不同,我们可以简单地把各种模板分成三类:基础数据类、业务单据类、台帐和统计报表类。

基础数据类的模板,如客户信息、产品信息、科目代码、成本项目等等,这类数据的特点是:日常变动较少、多部门共用、基本没有复杂的流转,建立一个信息系统,首先要把基础数据管起来。

业务单据类的模板,如订单、入库出库单、报销单、凭证等等,在日常业务发生的时候产生。这类数据的特点是:种类多、数据量大、时效性强,流程性要求比较多,它直接关系到日常业务的顺利运转。是管理的重点,也是产生统计数据的基础。建立信息系统的时候,对业务单据要注重:

重视和涵盖。有的企业只把注意力放在统计报表上,忽视对业务单据的管理。殊不知管好业务,才能提高执行力,统计数据才能真实而有意义。

简化、自动化、规范化单据的录入工作。Excel服务器中提供了很多手段:如数据规范、自动执行的表间公式、支持条码输入等,可大大提高效率。

经常变动。统计报表是用来为管理者提供决策依据的。经营环境的变化、突发事件的影响、管理人员的变动、个人喜好的不同,都可能随时随地提出各种不同的统计要求,导致统计人员的加班加点成为常态。

在后面的章节中,我们会学习在Excel服务器中利用“表间公式”的功能,让各种统计工作完全自动化。

在本书的学习过程中,我们会交替扮演模板的“设计者”和“使用者”两种角色。设计好一个模板,就去实际地应用它,再设计下一个模板,或再改进前面的模板,如此循环往复,我们会亲身经历一个信息系统从无到有、由小到大的成长过程,而这一过程是由我们亲手推动的,其中的成就感不言而喻。

在现实生活中也是如此。信息化是一个持续的过程,而不是某个阶段性的目标。市场和竞争环境在变化,企业生产经营模式在变化,员工素质在提高,信息系统也需要相应地变化、改进和完善。用Excel服务器实现信息化,可以根据组织的实际情况,渐进地来做,起步容易、实施简便、扩展灵活,让信息化的进程和企业发展历程融为一体,让信息系统永远适用、永不落伍。

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